Schon wieder ist fast ein Jahr herum. Wenn das Jahresende bereits in Sicht ist und Arbeit und Zeitdruck empfindlich zunehmen, wird auch innerhalb eines Unternehmens gerne Bilanz gezogen. Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten setzen sich an einen Tisch, um pflichtbewusst ihre Mitarbeitergespräche zu absolvieren.

Damit diese nicht zu einem leidigen Pflichttermin verkommen, der nur Zeit und Nerven aller Beteiligten kostet,  kann schon mit ein bisschen Vorbereitung und Struktur dieses Gespräche in eine höchst positive Richtung gesteuert werden. Hier finden Sie hilfreiche Fragen und eine grobe Struktur für Personalmanager und Führungskräfte zum erfolgreich Führen. 

Ein sinnvolles Ziel definieren 

 Mitarbeitergespräche können viele Ziele haben. Es empfiehlt sich, diese kurz vor dem Gespräch zu definieren und einen klaren Fokus zu finden 

• Gemeinsames definieren und abgrenzen von Aufgaben und Zielen 
• Die Beziehung zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer klären und notfalls verbessern 
• Die Motivation des Mitarbeiters auszuloten und zu verbessern 
• Konkrete Ziele vereinbaren 
• Die eigene Leistung zu reflektieren und das Leistungsbewusstsein fördern 
• Gemeinsam besprechen, welche Karriere- oder Fortbildungsmöglichkeiten gewünscht werden und bestehen 
• Probleme und Konflikte früh genug erkennen und gegensteuern 

 Ein sinnvoller Rahmen 

Gut Ding braucht Weile. Dies gilt auch und besonders für das Mitarbeitergespräch.  Hier signalisieren Sie schnell Ihr Interesse und zeigen Ihrem Mitarbeiter so Ihre Wertschätzung. Daher gilt: ein bis zwei Stunden Zeitrahmen und diesen Termin rechtzeitig ankündigen. 

Ein angenehmes Umfeld schaffen 

 Ist der Termin fixiert, sollte man sich noch Gedanken über die passende Örtlichkeit machen. Sich hinter dem Schreibtisch zu verschanzen ist keine gute Idee, der überheizte Konferenzsaal mit vertrocknetem Gummibaum schafft ebenfalls keine angenehme Atmosphäre. Manchmal tut es auch gut, auf neutralen Boden in ein ruhiges Café auszuweichen. Mitarbeitergespräche finden grundsätzlich als vertrauliches Gespräch unter vier Augen statt – natürlich ohne Handyläuten oder andere Störungen von außen. 

Vorbereitung ist die halbe Miete 

Auch wenn Sie nicht mit jedem Arbeitnehmer hundertprozentig zufrieden sind, gilt es neben den Kritikpunkten auch positive Eigenschaften und Stärken hervorzuheben. Dies lässt sich gut vorbereiten, so dass es im Gespräch auch die entsprechende Waagschale findet. Nichts demotiviert mehr als eine Führungskraft, die ein Mitarbeitergespräch dazu nutzt, dem Frust freien Lauf zu lassen 

Kleiner Knigge für eine optimale Struktur und hilfreiche Fragen 

 Wir wissen bereits, dass eine kluge Vorbereitung hilft ein Gespräch effizient zu führen. Ein weiterer Vorteil: Es spart Zeit und hilft Ihnen wichtige Punkte im Auge zu behalten. 

Damit das Gespräch jedoch nicht durchorganisiert und innerlich unbeteiligt wirkt, ist ein Zuviel an Vorbereitung auch nicht gut. Bleiben Sie menschlich. Interessieren Sie sich echt und ehrlich für Ihre(n) MitarbeiterIn, werden diese das zu schätzen wissen. Ehrliche Anteilnahme bei aller Klarheit in der Sache macht sich immer bezahlt. Davon bin ich zutiefst überzeugt. 

 Sie können die folgenden Fragen auch Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Dann haben auch diese Zeit sich gut auf das Gespräch vorzubereiten. 

Es eignen sich hier grundsätzlich offene Fragen – d.h. Fragen auf die eine frei formulierte Antwort gefunden werden muss und die nicht mit JA/Nein zu beantworten sind. Dadurch erfährt der Mitarbeiter und auch die Führungskraft weit mehr über den jeweils anderen und auch der Redeanteil ist vermutlich besser verteilt. 

Fragen für die Führungskraft 

 Grundsätzliches – Vorbereitung 

• Welche Stärken/Potenziale hat der Mitarbeiter? 
• Woran kann ich das erkennen? 
• Welchen Nutzen bringt der Mitarbeiter dem Unternehmen? 
• Welche Einwände könnten kommen? 

Praxis + Aufgaben 

• Welche Themen sind gerade in Arbeit? 
• Welche Themen wären wichtig, finden aber zu wenig Aufmerksamkeit? 
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit? 
• Wo wird Unterstützung benötigt? 
• Wie gestaltet sich die Organisation der Arbeitsprozesse und –abläufe? 
• Wie wird die Arbeit durch Mitarbeiter und Führungskraft eingeschätzt? Was ist positiv oder negativ? 
• Welche Ergebnisse werden erwartet? Kurz-/mittel-/langfristig? 
• Welche fachlichen Hilfestellungen kann ich geben? Wer, wenn nicht ich? 

Arbeitsumfeld 

• Arbeitsbedingungen: Was wirkt sich positiv oder negativ auf die Arbeit aus? 
• Wo gibt es Optimierungspotenzial? 
• WSSV? Was schlagen Sie vor? 
• Wie erfolgt der Informationsfluss? Sind alle Informationen vorhanden, die der Mitarbeiter für seine Arbeit benötigt? 
• Wie ausreichend sind Arbeitsmittel vorhanden? Was fehlt? 
• Zusammenarbeit im Team/mit anderen Abteilungen: Was funktioniert gut, was weniger gut? Verbesserungen? 

Beziehungen im Team 

• Wie ist die Atmosphäre im Team/Zusammenarbeit mit Kollegen? Wo kann diese verbessert werden? 
• Wo gibt es Probleme und Konfliktpotenzial? 
• Wie wird mit Konflikten umgegangen? 
• Was sollte ich als Führungskraft wissen? 
• Abgrenzung: Entscheidungsfreiheit des Mitarbeiters: Wo wünscht/braucht dieser mehr Entscheidungsfreiraum, wo klare Vorgaben? 
• Feedback: Inwiefern wird von der Führungskraft ausreichend und regelmäßig Feedback gegeben? Lob, Kritik? 
• Welche Position nimmt der Mitarbeiter im Team ein? Besteht Handlungsbedarf? 

Warum Lob motiviert, können Sie hier lesen: Lob motiviert – 7 Tipps für wertschätzendes und konkretes Loben 

Entwicklungsperspektiven 

• Welche Wünsche gibt es in Bezug auf die berufliche Entwicklung? 
• Wo sieht sich der Mitarbeiter in 1, 5, 10 Jahren? 
• Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen? 
• Welche Perspektiven sehe ich als Führungskraft für die Karriere des Mitarbeiters? 
• Welche Fortbildungen wurden bereits besucht? Wie sinnvoll waren diese? 
• Welche Weiterbildungen machen im kommenden Jahr Sinn?  
• Wo macht ein Wechsel der Arbeitsstelle, -position Sinn? 
• Wo werden die Stärken des Mitarbeiters gut eingesetzt? 
• Was muss passieren, damit sich diese Jobperspektiven realisieren lassen? 

Damit Sie im Mitarbeitergespräch die richtigen Worte wählen, lesen Sie am besten auch diesen Beitrag: 10 magische Sätze, mit denen Sie jede Diskussion meistern.